• Envío de un correo electrónico a la siguiente dirección:

info@bbi.es

• Correo postal dirigido a c/ Barrio Santiago, s/n, 1191, Trespuentes , Álava, a/a RSII: Francisco Javier Merino Molano

III. ÁMBITO SUBJETIVO – SUJETOS INFORMANTES

Pueden hacer uso del canal interno de información y beneficiarse de la protección que otorga la Ley 2/2023 como informantes, aquellas personas que tienen una relación laboral o profesional con la AEPD, para comunicar información sobre las acciones u omisiones descritas en el artículo 2 de la Ley 2/2023. Esta relación laboral o profesional, que conlleva una dependencia frente a la AEPD, es lo que hace necesaria y adecuada la protección especial frente a posibles represalias.

En todo caso, se consideran informantes, para esta AEPD, a los efectos de la Ley 2/2023:

• Las personas que tengan la condición de empleados o trabajadores por cuenta ajena.
• Los autónomos colaboradores (freelance).
• Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del canal del informante deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos.

IV. ÁMBITO OBJETIVO – HECHOS DENUNCIABLES

En cuanto al objeto de la información, se desprende de la Ley 2/2023 que se puede utilizar el canal interno de información para informar de conductas indebidas graves o de presunta corrupción, que puedan ser constitutivas de infracciones penales o administrativas graves o muy graves relacionadas con las actividades de la entidad, que el informante haya observado o sobre las que haya recibido información en el curso de su trabajo o de su relación profesional.

La propia Ley 2/2023 y la Directiva (UE) 2019/1937 enumeran como tales, las informaciones que se refieren a:

1. Infracciones que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la citada Directiva relativas a los ámbitos siguientes
   1. contratación pública,
   2. servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo,
   3. seguridad de los productos y conformidad,
   4. seguridad del transporte,
   5. protección del medio ambiente,
   6. protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear,
   7. seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales,
   8. salud pública,
   9. protección de los consumidores,
   10. protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
2. Que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
3. Que incidan en el mercado interior, tal y como se contemplan en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o a prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
4. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
5. Infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo de las que informen los trabajadores, sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica.

La persona informante deberá facilitar como mínimo, la referencia al ámbito subjetivo de la infracción (materia o normativa infringida: Derecho de la Unión Europea; infracción penal; o infracción administrativa); y una descripción de los hechos objeto de comunicación (información relevante sobre lo ocurrido), lo más detallada posible, adjuntando la documentación de la que pudiera disponer, en su caso.

De igual manera puede facilitar su nombre y apellidos, y un teléfono de contacto, si no optase por realizar esta comunicación de forma anónima.

Si conociese la identidad de la persona responsable de la irregularidad comunicada, o hubiera puesto en conocimiento estos hechos a otro órgano o entidad a través de algún canal externo, también podrá facilitar estas informaciones.

V. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA

La información puede comunicarse a la entidad de forma anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante de forma confidencial y quedará limitada al conocimiento del RSII, administradores delegados o gestores nombrados. Estos miembros desarrollarán sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo y no podrán recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, disponiendo de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

La empresa se compromete a investigar todas las denuncias de posibles infracciones o incumplimientos que se reciban a través del canal de denuncia. Se investigarán todas las denuncias de manera imparcial y confidencial y se tomarán medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación destinadas a la protección del informante.

La información o denuncia se comunicará a través del canal interno de información mediante la aplicación electrónica específica para tal fin, identificada y accesible desde la página web: https://www.bbi.es/

A solicitud del informante, también podrá presentarse la denuncia mediante una reunión presencial que tendrá lugar en un plazo máximo de siete días. En su caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establecen el RGPD y la LOPDPGDD. Al presentar la información, el informante deberá indicar un domicilio, correo electrónico, o lugar seguro a efectos de recibir notificaciones, salvo que renuncie expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por el RSII como consecuencia de la información.

Presentada la información, se procederá a su registro en el sistema de gestión de la información, mediante la asignación de un código de identificación, que estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal del RSII, convenientemente autorizado, en el que se registrarán todas las comunicaciones recibidas con los siguientes datos:

1. Fecha de recepción.
2. Código de identificación.
3. Actuaciones desarrolladas.
4. Medidas adoptadas.
5. Fecha de cierre.

Recibida la información, en un plazo no superior 7 días naturales desde dicha recepción, se procederá a acusar recibo al informante, a menos que expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación. Estas denuncias serán gestionadas durante el plazo máximo de 3 meses salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.

Una vez registrada la información, el RSII y su equipo, procederá a analizar la admisibilidad de acuerdo con el ámbito material y personal previsto en los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023.

La empresa se compromete a informar al denunciante sobre el estado de la investigación y de las medidas adoptadas, siempre que sea posible y sin comprometer la confidencialidad y protección del denunciante pudiendo solicitar información adicional a los hechos comunicados a través del canal.

Además, la empresa se compromete a realizar un seguimiento de todas las denuncias recibidas y las medidas adoptadas para garantizar la efectividad de esta política y mejorar continuamente el proceso.

Se remitirá al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cualquier información cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

VI. PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES

La empresa se compromete a proteger a las personas que informen sobre infracciones o incumplimientos, de acuerdo con la Ley 2/2023.

A. Actos constitutivos de represalias.

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.

Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

A los efectos de lo previsto en la Ley 2/2023, y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
2. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
5. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
6. Denegación de formación.
7. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.

Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

B. Medidas de protección del informante frente a represalias

No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en el apartado CUARTO, o que hagan una revelación pública de conformidad con la Ley 2/2023, hayan infringido ninguna restricción de revelación de información y no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de dicha ley, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en las normas específicas de protección aplicables en el ámbito laboral. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio, igualmente, de las normas específicas de protección aplicables en el ámbito laboral.

Las medidas de protección del informante también se aplicarán, en su caso, a:

1. personas físicas que asistan al informante en el proceso;
2. personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante;
3. personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.

A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.

Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o la revelación pública, o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de la Ley 2/2023 será exigible conforme a la normativa aplicable.

En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad, relativos a los perjuicios sufridos por los informantes, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha comunicado o ha hecho una revelación pública de conformidad con la Ley 2/2023 y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar o por hacer una revelación pública. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública.

En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, los informantes no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones o de revelaciones públicas protegidas por la Ley 2/2023. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado o haber hecho una revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la Ley 2/2023.

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la ley, aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en la ley.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
3. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
4. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de la ley.

C. Medidas para la protección de las personas afectadas

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos previstos en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

D. Supuestos de exención y atenuación de la sanción

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados en el expediente los siguientes extremos:

1. Haber cesado en la comisión de la infracción en el momento de presentación de la comunicación o revelación e identificado, en su caso, al resto de las personas que hayan participado o favorecido aquella.
2. Haber cooperado plena, continua y diligentemente a lo largo de todo el procedimiento de investigación.
3. Haber facilitado información veraz y relevante, medios de prueba o datos significativos para la acreditación de los hechos investigados, sin que haya procedido a la destrucción de estos o a su ocultación, ni haya revelado a terceros, directa o indirectamente su contenido.
4. Haber procedido a la reparación del daño causado que le sea imputable.

Cuando estos requisitos no se cumplan en su totalidad, incluida la reparación parcial del daño, quedará a criterio de la autoridad competente, previa valoración del grado de contribución a la resolución del expediente, la posibilidad de atenuar la sanción que habría correspondido a la infracción cometida, siempre que el informante o autor de la revelación no haya sido sancionado anteriormente por hechos de la misma naturaleza que dieron origen al inicio del procedimiento.

La atenuación de la sanción podrá extenderse al resto de los participantes en la comisión de la infracción, en función del grado de colaboración activa en el esclarecimiento de los hechos, identificación de otros participantes y reparación o minoración del daño causado, apreciado por el órgano encargado de la resolución.

La Ley 2/2023 excluye de lo dispuesto en este apartado a las infracciones establecidas en la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia.

VII. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

El tratamiento de datos personales será realizado velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción , del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

Los datos personales objeto de tratamiento, los documentos aportados y cualesquiera otra información facilitada en la denuncia que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial por los responsables del canal, así como por los administradores y posibles gestores, con la finalidad de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

El Sistema interno de información debe impedir el acceso no autorizado y preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.

Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos personales, sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/ 2023.

En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDPGDD.

El acceso a los datos personales contenidos en el sistema de información interno quedará limitado a:

1. El Responsable del Sistema Interno del Canal.
2. Al administrador/es delegado/s por el responsable del sistema.
3. A los gestores designados para la tramitación de determinadas denuncias según el ámbito al que correspondan.
4. Los datos podrán ser puestos en conocimiento del Departamento Legal, Abogados, Órganos Judiciales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en caso de que alguna de las informaciones recibidas fuera susceptible de ser consideradas delito o infracción legal de algún tipo.

Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo con lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del citado reglamento. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, de manera gratuita mediante correo electrónico a: info@bbi.es en los casos legalmente previstos.

Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legal establecido para la tramitación del expediente y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.

VIII. COMUNICACIÓN Y REVISIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

La empresa llevará a cabo capacitaciones periódicas y campañas de sensibilización para fomentar una cultura de integridad y transparencia, y para informar a los empleados y otras partes interesadas sobre el canal de denuncias. También proporcionará información sobre los derechos y protecciones que se ofrecen a los denunciantes en virtud de la Ley 2/2023.

La empresa se compromete a difundir esta política a todos los empleados y partes interesadas, y actualizará, al menos cada tres años y, en su caso, modificará esta política interna del canal, teniendo en cuenta la experiencia adquirida y las recomendaciones de la Autoridad Competente.

En Trespuentes a 08 de julio de 2024